_{Gastbeitrag von Katharina Tolle}

Kleinunternehmen ja oder nein? Mehr über die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung erfährst du in diesem Beitrag.

Du machst dich selbstständig, weil du für dein Thema brennst. Steuer und Buchhaltung sind da oft ein lästiges Übel, das du in Kauf nehmen musst und mit dem du so wenig Zeit wie möglich verbringen willst. Außer, du hast vor, dich in diesem Bereich selbstständig machen.

Insofern ist die Kleinunternehmerregelung vielleicht interessant für dich, denn sie erspart dir viel steuerlichen Verwaltungsaufwand. Doch sie kann auch zur Falle werden. In diesem Beitrag möchte ich beide Aspekte der Kleinunternehmerregelung beleuchten.

Fangen wir mit den Chancen an, die die Kleinunternehmerregelung für Gründer*innen bietet:

Chancen der Kleinunternehmerregelung

Vereinfachte Buchhaltung

Als Kleinunternehmerin profitierst du von einer vereinfachten Buchhaltung. Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen und reduzierst damit deinen Verwaltungsaufwand erheblich. Die Zeit bleibt dir für dein Kerngeschäft.

Kostenersparnis

Die Kleinunternehmerregelung kann dir helfen, Kosten zu sparen. Da deine Buchhaltung weniger komplex ist, benötigst du möglicherweise weniger Unterstützung durch ein Steuerbüro. Auch die Kosten für spezielle Buchhaltungssoftware können geringer ausfallen, da du keine Umsatzsteuer berechnen und verwalten musst.

Diese Einsparungen können besonders in der Anfangsphase deines Unternehmens wertvoll sein, wenn jeder Euro zählt. Du kannst das gesparte Geld stattdessen in dein Geschäft investieren, sei es in Marketing, Produktentwicklung oder Weiterbildung.

Dennoch gilt: Auch als Kleinunternehmer*in bist du daran gebunden, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung einzuhalten!

Wettbewerbsvorteil

Ein interessanter Aspekt der Kleinunternehmerregelung ist der potenzielle Wettbewerbsvorteil, den du gegenüber größeren Unternehmen haben kannst. Da du keine Umsatzsteuer auf deine Produkte oder Dienstleistungen aufschlagen musst, können deine Preise für Endverbraucher*innen günstiger sein.

Dies kann besonders attraktiv sein, wenn du hauptsächlich mit Privatkund*innen arbeitest. Du kannst deine Preise nämlich um sieben oder 19 Prozent niedriger ansetzen als vergleichbare Anbieter*innen, die Umsatzsteuer berechnen müssen. Trotzdem erhältst du am Ende denselben Nettobetrag. Das kann dir helfen, in einem wettbewerbsintensiven Markt Fuß zu fassen und eine loyale Kund*innenbasis aufzubauen. Klar ist aber auch: Wenn du dann doch irgendwann aus der Kleinunternehmerregelung fällst, musst du die Preise anpassen und verlierst damit unter Umständen Stammkund*innen.

Risiken der Kleinunternehmerregelung:

Umsatzgrenze

Die vereinfachten Steuerregeln der Kleinunternehmerregelung gelten nur bis zu einem bestimmten Jahresumsatz. (Achtung: Es gilt hier wirklich der Umsatz, nicht der Gewinn!) Für das Jahr 2024 gilt, dass du die Regelung in Anspruch nehmen darfst, wenn dein Umsatz weniger als 22.000 Euro beträgt und 2025 voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt. Bist du dieses Jahr schon zwischen 22.000 und 50.000 Euro, gilt dieses Jahr als Übergangsjahr und du bist im kommenden Jahr umsatzsteuerpflichtig – selbst, wenn der Umsatz dann wieder unter 22.000 Euro liegt.

Der administrative Aufwand bei einer ungeplanten Überschreitung der Grenzen ist nicht zu unterschätzen. Da wäre die Regelbesteuerung ab Jahresbeginn die sinnvollere und weniger aufwändige Lösung gewesen.

Kein Vorsteuerabzug

Als Kleinunternehmer*in hast du keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass du die Umsatzsteuer, die du auf deine Einkäufe und Investitionen zahlst, nicht vom Finanzamt zurückfordern kannst. Dies kann insbesondere bei größeren Anschaffungen ins Gewicht fallen. Für mich als Lektorin war das lange kein gewichtiger Grund, weil ich nur begrenzt Ausgaben hatte. Einem Gewerbebetrieb geht es da ganz anders. Wenn du zum Beispiel selbstgenähte Kleidungsstücke verkaufst, musst du die Stoffe erstmal einkaufen. Wenn du in der Kleinunternehmerregelung bist, bezahlst du die Bruttopreise auf deine Stoffe. In den Genuss des Vorsteuerabzuges von 19 Prozent kommst du nur, wenn du der Regelbesteuerung unterliegst.

Beispiel: Wenn du als regulär besteuerte*r Unternehmer*in einen Laptop für 1.000 Euro (inkl. 19% MwSt.) kaufst, kannst du die enthaltene Mehrwertsteuer von 159,66 Euro als Vorsteuer geltend machen. Als Kleinunternehmer*in trägst du dagegen die vollen 1.000 Euro als Kosten.

Überlege daher gut, ob der Verzicht auf den Vorsteuerabzug durch die anderen Vorteile der Kleinunternehmensregelung aufgewogen wird.

Eingeschränkte Zielgruppe

Dieser Aspekt wird stark unterschätzt. Während die Kleinunternehmerregelung für den Verkauf an Privatkund*innen vorteilhaft sein kann, kann sie dich für Geschäftskund*innen weniger attraktiv machen. Der Grund: Deine gewerblichen Kund*innen können die von dir in Rechnung gestellten Beträge nicht als Vorsteuer abziehen, wie sie es bei Rechnungen von regulär besteuerten Unternehmen könnten. Außerdem klingt „Kleinunternehmerin“ für viele große Firmen immer noch nach einem Hobby. Du wirst also unter Umständen nicht ernstgenommen.

Dies kann besonders problematisch sein, wenn du in einer B2B-Branche (Business-to-Business) tätig bist oder dein Geschäft in diese Richtung ausbauen möchtest. Es lohnt sich daher, deine Zielgruppe genau zu definieren und zu überlegen, ob die Kleinunternehmerregelung langfristig zu deiner Geschäftsstrategie passt.

Wachstumshemmnis

Dieser Punkt kommt zwar als letztes in der Liste, ist aber für mich persönlich ein entscheidender Punkt. Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro kann auf lange Sicht ein Wachstumshemmnis für dein Unternehmen darstellen. Wenn dein Geschäft erfolgreich ist und du die Möglichkeit hast, mehr Umsatz zu generieren, könnte die Kleinunternehmerregelung dich bremsen. Stell dir vor, dein Jahr läuft gut. Und im September überlegst du dir dann, Aufträge abzulehnen (oder auf das nächste Jahr zu verschieben), um innerhalb der Grenzen der Kleinunternehmerregelung zu bleiben. Das kann es doch nicht sein, oder?

Selbst wenn du der Grenze nicht nahekommst, sagst du dir in deinem Kopf bei jeder Rechnung, die du schreibst, dass du ja bloß ein kleines Unternehmen hast. Denn du musst unter jede Rechnung schreiben, dass du die Umsatzsteuer rauslassen darfst. Du musst zwar das Wort „Kleinunternehmer*in“ nicht nennen, aber auf § 19 des Umsatzsteuergesetzes verweisen. Das ist der Kleinunternehmens-Paragraph. Eine Beispielformulierung lautet: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Damit ist klar: So richtig erfolgreich bist du wohl nicht. Sonst würdest du wohl mehr verdienen. Willst du dir das wirklich immer wieder selbst bestätigen?

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung: Starthilfe, kein Dauerzustand

Wenn du von deiner unternehmerischen Tätigkeit leben können willst, wirst du vermutlich dauerhaft mehr als 22.000 Euro Umsatz im Jahr machen müssen (selbst, wenn du davon 20.000 Euro Gewinn hättest). Insofern wird dich die Kleinunternehmerregelung vermutlich in der Teilzeitfalle halten. Dennoch ist sie anfangs vielleicht sinnvoll, damit du dich mehr auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Mein Tipp ist: Nutze sie anfangs, plane aber auch früh genug den Wechsel. Wenn du dich bereits mit wenigen Rechnungen an die Umsatzsteuer gewöhnst, macht es dir weniger aus, dass dieser Batzen mit der Zeit wächst. Und vor allem fängst du dann auch an, dich an die Umsatzsteuerzahllasten zu gewöhnen, und hältst dafür regelmäßig genügend Rücklagen bereit.

Vielleicht geht es dir dann irgendwann wie mir: Ich habe mich nicht getraut, von zweistelligen auf dreistellige Stundenlöhne zu wechseln. Mein Übergangsschritt war der Wechsel auf die Regelbesteuerung. So konnte ich meinen wiederkehrenden gewerblichen Kund*innen sagen, dass sich für sie nichts ändern würde (ihre Nettopreise bleiben ja gleich) und mich gleichzeitig an dreistellige Stundenlöhne auf meinen Rechnungen gewöhnen. Wenn ich dann mit Gründer*innen zusammenarbeite und für sie Textaufträge übernehme, kann ich mich schließlich immer noch dafür entscheiden, bewusst geringere Stundenlöhne zu nehmen, um ihnen den Start in die Selbstständigkeit zu vereinfachen.

Noch ein kurzer Hinweis: Die Regelung heißt „Kleinunternehmer-Regelung“, nutzt also das generische Maskulinum. Ich nutze zumeist viel lieber die geschlechtsneutrale Variante „Kleinunternehmensregelung“, denn es geht schließlich darum, dass das Unternehmen verhältnismäßig wenig Umsatz erwirtschaftet, und nicht um die Größe der Person hinter dem Unternehmen. Wie denkst du darüber?

Über Katharina Tolle

Katharina Tolle ist selbstständige Ghostwriterin, Lektorin und Korrektorin. Besonders gerne schreibt und überarbeitet sie feministische Sachtexte und arbeitet für andere Selbstständige, deren Projekte die Welt ein bisschen (oder viel!) besser machen. Aus deren Rohdiamanten macht sie sprachliche Schmuckstücke. Ihr Herzensthema sind Geburtsgeschichten. Diese sammelt und veröffentlicht sie auf ihrem Blog Ich Gebäre und hilft anderen Familien dabei, ihre Geburtserfahrung ebenfalls für die Nachwelt zu verewigen.

Exklusiv für die GründerMütter-Community bietet Katharina ein reduziertes Stundenpaket an: Bei Kontaktaufnahme bis 16.10.2024 mit Verweis auf die GründerMütter erhältst du fünf Stunden Lektorats- Korrektorats- oder Ghostwritingdienstleistungen zum Preis von vier Stunden.

Schreibe einfach eine Mail mit dem Betreff „GründerMütter“ an: post@katharina-tolle.de